Heb je een factuur verzonden naar een klant? Maar wordt deze niet betaald? Door een aanmaningsbrief te versturen herinner je de klant of debiteur eraan om een openstaande rekening te betalen. Zo voorkom je hopelijk dat je een heel incassotraject ingaat. Hoe je dit doet? Dat leggen we hieronder uit.
Wanneer moet je een aanmaningsbrief versturen?
Voordat we je uitleggen hoe je een aanmaningsbrief moet versturen leggen we nog even kort uit wanneer het een goed idee is om een aanmaningsbrief te versturen.
Een aanmaningsbrief moet worden verstuurd wanneer een klant of debiteur een openstaande rekening heeft en de betalingstermijn is verstreken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een factuur niet op tijd is betaald of wanneer een betaling niet volledig is ontvangen.
Het is een goed idee om een eerste herinnering te sturen voordat je een aanmaningsbrief verstuurt. Dit kan bijvoorbeeld een e-mail of telefoontje zijn om de klant te herinneren aan de openstaande rekening en om te vragen of er problemen zijn met de betaling. Als de klant of debiteur na de eerste herinnering nog steeds niet betaalt, kun je een aanmaningsbrief versturen. Dit is een formele en duidelijke manier om aan te geven dat betaling noodzakelijk is en dat er gevolgen zijn als de betaling niet tijdig wordt ontvangen.
Het schrijven van een aanmaningsbrief
Nu je weet wanneer het een aanrader is om een aanmaningsbrief te sturen, leggen we je uit hoe je de brief schrijft.
1. Kop
Zorg ervoor dat de kop van de brief duidelijk aangeeft dat het een aanmaningsbrief is. Voeg ook de naam en het adres van je bedrijf toe.
2. Inleiding
Begin de brief met een professionele groet, zoals “Geachte heer/mevrouw”.
Geef in de inleiding aan waar de brief over gaat, zoals “Met betrekking tot uw openstaande rekening nummer xxxx”.
Laat in de inleiding duidelijk merken dat je een eerdere herinnering hebt gestuurd.
3. Lichaam
Geef in het midden van de brief een overzicht van de details van de openstaande rekening, zoals het factuurnummer, de datum van facturering en het openstaande bedrag. Leg uit waarom betaling van de rekening noodzakelijk is en hoe de betaling kan worden gedaan. Daarnaast raden we je aan om een termijn te geven waarbinnen de betaling moet plaatsvinden. Ook is het belangrijk dat je uitlegt wat er gebeurt als de betaling niet tijdig wordt ontvangen, bijvoorbeeld een verwijzing naar een incassobureau of juridische stappen.
4. Slot
Sluit de brief af met een professionele afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet” of “Met dank voor uw aandacht”. Voeg je naam en functie toe.
